Welche Unterlagen bei einem Audit geprüft werden
Prüfer beginnen meist mit Belegen, nicht mit den Regalen. Papiere sind ein Spiegel dessen, wie ein Lager tatsächlich arbeitet. Sind die Belege vollständig, stimmig und zeitnah, ist meist auch der physische Bestand in Ordnung. Wenn nicht, beginnen dort die Probleme.
Wareneingangsbelege
Lieferscheine, Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Wareneingangsberichte. Prüfer vergleichen, was bestellt wurde, was laut Lieferant geliefert wurde und was in den Bestand gebucht wurde, und sehen, wie Differenzen behandelt wurden.
Ausgangs- und Versandbelege
Kundenaufträge, Versandpapiere, Umlagerungsbelege und Zustellnachweise. Sie prüfen, ob jeder Artikel, der das Lager verlassen hat, durch einen genehmigten Beleg gedeckt ist und die Daten stimmig sind.
Interne Bewegungen
Umlagerungen zwischen Lagerorten oder Lagern, Umetikettierung, Umverpackung und Umwandlungen. Diese Bewegungen werden leicht vergessen und sind eine typische Quelle für Aufzeichnungen, die von der Realität abweichen.
Retouren, Beschädigungen und Abschreibungen
Retourenberichte, Schadensberichte und Abschreibungsgenehmigungen. Prüfer kontrollieren, wer jede genehmigt hat, welche Nachweise existieren und ob die Ware tatsächlich entfernt oder vernichtet wurde.
Zählprotokolle
Frühere Zähllisten, Nachzählergebnisse, Differenzen und die darauf folgenden Anpassungen. Sie zeigen, ob Differenzen untersucht oder nur korrigiert wurden.
Verantwortung und Zugriff
Haftungsvereinbarungen, Listen autorisierter Benutzer, Schlüssel- und Zutrittsprotokolle. Sie zeigen, wer wofür verantwortlich ist und wer Aufzeichnungen hätte ändern können.
Richtlinien und Verfahren
Schriftliche Verfahren für Wareneingang, Lagerung, Zählung und Abschreibung sowie Nachweise, dass sie eingehalten werden.
So bereiten Sie sich vor
- Halten Sie Belege an einem Ort und in der Reihenfolge der Daten.
- Stellen Sie sicher, dass jede Buchung ihren Beleg hat.
- Schließen Sie offene Belege vor Ende des Prüfungszeitraums ab.
- Bereiten Sie eine Liste der Ausnahmen und ihrer Erklärungen vor.
Ein typischer Stichprobentest
Prüfer könnten 25 Wareneingänge aus dem Zeitraum auswählen und jeden verfolgen: von der Bestellung über den Lieferschein, die Buchung im System bis zum Platz im Regal. Jedes fehlende oder inkonsistente Glied wird zu einer Feststellung. Je vollständiger Ihre Spur, desto schneller geht das.
Führen Sie eine Ausnahmenliste
Bereiten Sie eine kurze Liste ungewöhnlicher Vorgänge vor: verspätete Buchungen, manuelle Korrekturen, stornierte Belege und Abschreibungen, jeweils mit Erklärung und Genehmigung. Das zeigt Kontrolle statt Verschleierung und spart Zeit im Audit.
Wenn Belege in Ordnung gehalten werden, geht das Audit schneller, kostet weniger und wirft weniger Rückfragen auf.