So bauen Sie ein internes Kontrollsystem auf
Interne Kontrolle ist die Gesamtheit der Regeln und Gewohnheiten, die Fehler und Missbrauch schwierig und sichtbar machen. Das Ziel ist nicht, Menschen zu misstrauen, sondern einen Prozess aufzubauen, der auch dann funktioniert, wenn jemand müde ist, einen Fehler macht oder in Versuchung gerät.
Aufgaben trennen
Die Person, die Ware annimmt, sollte nicht die Einzige sein, die sie bucht. Die Person, die eine Abschreibung genehmigt, sollte nicht diejenige sein, die mit der Ware umgeht. Die Aufteilung der Schritte auf mehrere Personen bedeutet, dass eine Person allein keinen Fehler oder Missbrauch verbergen kann.
In zwei Schritten genehmigen
Wichtige Vorgänge wie Abschreibungen, große Anpassungen und ungewöhnliche Lieferungen sollten eine zweite Genehmigung durch eine unabhängige Person erfordern. Legen Sie im Voraus fest, was wichtig ist, zum Beispiel nach Wert oder Art.
Eine Spur hinterlassen
Jede Handlung sollte nachvollziehbar sein: wer sie wann und auf Grundlage welches Belegs ausgeführt hat. Systeme mit Änderungsprotokoll machen das einfach; Papiersysteme brauchen nummerierte Belege und Unterschriften.
Zugriffe kontrollieren
Menschen sollten nur das tun können, was ihre Tätigkeit erfordert. Prüfen Sie Rechte regelmäßig, entziehen Sie Zugänge, wenn Personen gehen, und vermeiden Sie gemeinsame Anmeldungen.
Regelmäßig abstimmen
- Vergleichen Sie den physischen Bestand durch Zählungen und Stichproben mit den Aufzeichnungen.
- Vergleichen Sie das System mit der Buchhaltung.
- Vergleichen Sie erhaltene Lieferungen mit Bestellungen und Rechnungen.
Abstimmungen sollten von jemand anderem durchgeführt werden als der Person, die die Aufzeichnungen führt.
Ausnahmen berichten
Erstellen Sie einen kurzen, regelmäßigen Bericht über ungewöhnliche Vorgänge: manuelle Anpassungen, große Abschreibungen, negativer Bestand, Artikel mit wiederholten Differenzen. Besprechen Sie ihn mit dem Management, auch wenn er langweilig ist.
Ein kleines Beispiel
In einem kleinen Lager nimmt der Lagerverwalter Ware an und druckt den Wareneingangsbeleg, während der Bürosachbearbeiter den Lieferschein prüft und im System bucht. Abschreibungen brauchen die Unterschrift des Leiters, und einmal im Monat zählt der Leiter zehn zufällige Artikel. Nichts davon braucht Software, nur klare Rollen und die Gewohnheit, es zu tun.
Klein anfangen
Auch ein kleines Lager kann diese Ideen mit einfachen Regeln und einem Notizbuch anwenden. Wählen Sie die zwei oder drei wichtigsten Risiken, schreiben Sie die Regel auf, benennen Sie einen Verantwortlichen und prüfen Sie, ob sie funktioniert. Ergänzen Sie mehr, wenn Sie wachsen.
Überprüfen und verbessern
Fragen Sie jedes Jahr: Wo haben wir Fehler oder Verluste gefunden, und welche Kontrolle hätte sie früher entdeckt? Fügen Sie diese Kontrolle hinzu und entfernen Sie solche, die keinen Wert mehr bringen.
Kontrollen sind nur so gut wie die Gewohnheit, sie zu nutzen. Überprüfen Sie sie jährlich und passen Sie sie an, wenn sich das Geschäft ändert.