Wareneingang organisieren
Der Wareneingang ist der Punkt, an dem Waren in Ihre Aufzeichnungen gelangen. Wird hier ein Fehler gemacht, bleibt er im System und taucht immer wieder auf: in Zählungen, beim Kommissionieren, in Kundenbeschwerden. Ein sorgfältiger Annahmeprozess ist die günstigste Qualitätskontrolle, die ein Lager hat.
Vorbereiten, bevor der Lkw kommt
Wissen Sie, was erwartet wird: Bestellungen, Mengen und Lieferfenster. Halten Sie Platz bereit und das Annahmeteam informiert. Überraschungen an der Rampe führen zu hastiger und nachlässiger Arbeit.
Gegen den Lieferschein prüfen
Prüfen Sie bei jeder Lieferung Lieferant, Artikel, Menge, Charge und Verfallsdaten sowie Qualität und Verpackung. Vergleichen Sie die physische Ware sowohl mit dem Lieferschein als auch mit der Bestellung.
Richtig zählen
Verlassen Sie sich nicht auf die Zahlen des Lieferanten. Zählen Sie die Packstücke und bei wertvoller oder kritischer Ware auch den Inhalt. Nutzen Sie, wo möglich, Scanner, um manuelle Fehler zu vermeiden.
Differenzen an der Tür behandeln
- Weicht die Menge ab, vermerken Sie es auf dem Lieferbeleg und bitten Sie den Fahrer um Bestätigung.
- Ist die Ware beschädigt, fotografieren Sie sie und halten Sie den Schaden im Beisein von Lieferant oder Spediteur fest.
- Wurde die Ware nicht bestellt, halten Sie sie getrennt und kontaktieren Sie den Einkauf.
Später festgestellte Differenzen lassen sich viel schwerer reklamieren.
Ware sofort buchen
Erfassen Sie angenommene Ware am selben Tag im System, mit Chargen- und Verfallsinformationen. Ungebuchte Ware, die auf dem Boden liegt, gehört zu den häufigsten Gründen für Abweichungen.
Schnell einlagern
Bringen Sie die Ware an ihren Lagerplatz und erfassen Sie die Position. Eine im Wareneingangsbereich stehengelassene Palette wird vergessen oder mit etwas anderem vermischt.
Den Prozess messen
Verfolgen Sie, wie lange der Wareneingang dauert, wie oft es Differenzen gibt und welche Lieferanten die meisten Probleme verursachen. Nutzen Sie die Daten in Gesprächen mit Lieferanten.
Eine Checkliste für den Wareneingang
- Lieferschein stimmt mit der Bestellung überein.
- Packstücke unversehrt und gezählt.
- Ware auf Qualität, Charge und Verfallsdatum geprüft.
- Differenzen auf dem Beleg vermerkt und vom Fahrer unterschrieben.
- Ware am selben Tag gebucht und eingelagert.
Blinde Annahme nutzen, wo sie hilft
Bei der blinden Annahme zählt der Empfänger die Ware, ohne die erwarteten Mengen zu sehen, und das System vergleicht anschließend. Das verringert die Neigung, zu bestätigen, was auf dem Papier steht, und ist besonders bei wertvoller Ware nützlich.
Ein einfaches, schriftliches Annahmeverfahren, jeden Tag angewendet, verhindert viele Fehler, die später teuer zu beheben wären.